Służbowe wideokonferencje – o czym pamiętać

0
98
służbowa wideokonferencja
Przed rozpoczęciem wideospotkania warto przygotować pulpit swojego komputera. Zwłaszcza w sytuacji, gdy zamierzamy udostępniać swój ekran na potrzeby zilustrowania treści naszego przekazu | fot.: materiał partnera

Zwrot w kierunku pracy zdalnej zapoczątkowała pandemia koronawirusa. Duża cześć firm, do tej pory nieprzekonana do takiej formy pracy, z własnej woli lub pod naporem środowiska, wdrożyła możliwość pracy zdalnej. Faktem jest, że praca zdalna to często najbardziej efektywne rozwiązanie. Sprawdza się gry pracownik musi przypilnować czegoś w domu, lekko choruje, ale przy tym chce pracować, czy też musi opiekować się dzieckiem. Zamiast tracić czas na dojazd do pracy, może lepiej zaplanować dzień – wywiązać się z obowiązku pracy jak i koniecznych powinności prywatnych. Nieodłącznym elementem w pracy zdalnej stały się wideokonferencje, które umożliwiają spotkania na żywi z przełożonymi lub zespołem. Jak się do nich przygotować, by wypaść profesjonalnie?

Próba głosu i kamery

Każda służbowa wideokonferencja to w praktyce live streaming, czyli przekaz audio-wideo. Poprzez Internet transmitujemy głos i obraz z kamery naszego laptopa lub telefonu. Udział w wideokonferencji dla wielu z nas nie jest zadaniem łatwym. Jak go sobie ułatwić? Przede wszystkim można zrobić próbę generalną. Zarezerwujmy sobie 15-20 minut by przed finalną wideokonferencją sprawdzić czy wszystko działa. Włączmy oprogramowanie do wideokonferencji i sprawdźmy czy nasz komputer jest z nim kompatybilny. Zróbmy próbę głosu, sprawdźmy czy program odbiera to co mówimy do mikrofonu. Wykonajmy test kamery, pomoże nam on dobrać najlepsze tło. Próbę taką warto wykonać np. dzień wcześniej.

Tło dla wideokonferencji

Kolejną rzeczą, której warto mieć świadomość jest tło, na którym prowadzić będziemy wideokonferencje. Bezpiecznie wybrać jednolite tło ściany, zasłony, pozbawione zbędnych elementów, które mogłyby niepotrzebnie skupiać uwagę. Coraz częściej jednak, nawet w trakcie zwykłych służbowych wideokonferencji, wykorzystywane są profesjonalne tła. O przygotowanie takiego tła można poprosić dział marketingu. Przyda się bowiem każdemu pracownikowi w firmie. Oprogramowanie do wideospotkań potrafi dziś wycinać w czasie rzeczywistym postać z tła i podkładać za jej plecy dowolne tło. Profesjonalne tło w kolorach firmowych i firmowym logo może podnieść jakość odbioru naszego wystąpienia.

Przygotowanie pulpitu

Przed rozpoczęciem wideospotkania warto przygotować pulpit swojego komputera. Zwłaszcza w sytuacji, gdy zamierzamy udostępniać swój ekran na potrzeby zilustrowania treści naszego przekazu. Nie chodzi tu oczywiście o to by wyczyścić pulpit ze zbędnych ikon, ale także o to by w kartach przeglądarki nie znalazły się strony, które przez przypadek możemy pokazać naszym rozmówcom. Coraz częściej stosuje się także osobne pulpity i konta użytkowników w komputerach, które przeznaczone są właśnie na potrzeby wideokonferencji. Im bardziej minimalistycznie tym bardziej profesjonalnie.

Narzędzia podręczne

Szklanka wody, telefon, długopis, kartka, wszystko to może przydać nam się w trakcie wideokonferencji. Warto mieć te rzeczy pod ręką. Warto uniknąć odchodzenia od ekranu i przerw w transmisji.

Jesteś cały czas online

Na koniec pamiętajmy, że w trakcie wideokonferencji cały czas jesteśmy online. Użytkownicy widzą i słyszą nas dopóki nie wyłączymy mikrofonu lub wideo. Jeśli zatem w trakcie spotkania wideo zdarzy się coś nieprzewidzianego, co będzie wymagać od nas odejścia od ekranu lub komentarza słownego, warto w tym momencie wyciszyć mikrofon i wyłączyć kamerę.

Materiał partnera